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人生の後半になり、「自分はこれがやりたかったのか」というものが偶然見つかりました。「何をいまさら」と思いながらフリーランスを目指します。趣味は、武術の形の鍛錬とやりたいことを含めたライフスタイルを考察することです。
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アポイントメントを取る際に気をつけること|相手のライフスタイルへの配慮

ネットを見ていると、「どう見ても忙しそうな人がゴルフやソロキャンプを楽しむ動画」を目にすることがあります。
そんな姿を見ると、「忙しい人でも、時間のやりくり次第で人と会う時間を作れるのでは?」と思うかもしれません。
ですが、実際には気軽に「人と会うこと」は難しいものです。
なぜでしょうか?

その理由は、人にはそれぞれのライフスタイルやスケジュールがあり、それがしっかりと確立されているからです。
そんな中に突然、予定外の「異物」が入り込むと、生活のバランスが崩れてしまうのです。
他人のライフスタイルに振り回されることは、多くの人にとってストレスであり、メリットを感じられないものです。
このため、飛び込み営業や押し売りがうまくいかないのも納得がいきます。

だからこそ、アポイントメント、略してアポ(約束)が重要なのです。
アポは、他人のライフスタイルに割り込むのではなく、そこに自然に組み込むための手段です。
とはいえ、アポの取り方次第では、相手に不快感を与えることもあります。
それほどアポとは繊細な行為なのです。

当記事では、「アポ」の重要性を踏まえ、相手のライフスタイルを尊重しながら、メールやメッセージを通じて適切にアポを取る方法を解説し、全体の流れを分かりやすく整理しました。

目次

アポイントメントの重要性

なぜライフスタイルへの配慮が必要なのか。

人は、それぞれの生活リズムや優先事項が明確になったライフスタイル(スケジュール)を持っています。
そのため、相手に突然予定外の依頼やアポを取ろうとすると、相手のペースを乱してしまうことが少なくありません。

特に、忙しい相手ほど時間に対する意識が強く、「自分の予定をコントロールしたい」と考える人が多いです。
だからこそ、アポを取る際は相手のライフスタイルを尊重し、そのスケジュールに調和するように配慮することが必要です。

アポを取る際に意識すべき3つのポイント

アポを成功させるには、次の3つのポイントを意識することです。

  • 目的を明確に伝える:アポを取る際、相手が「何のために会うのか」を明確に知ることが不可欠です。
    漠然とした理由では、相手に不安や負担を感じさせる可能性があります。
  • 相手に配慮する:相手のスケジュールを事前に確認し、都合の良いタイミングを提案し「◯◯日以降のご都合を教えていただけますか?」という会う前提の会話もNGです。
    自分の都合を少しでも入れてはなりません。
    こちらは相手のスケジュールに割り込もうとしているのです。
    相手のことを考えるなら100%相手中心で考えるのが正しいです。
  • 簡潔で失礼のないコミュニケーションを心がける:長々としたメッセージや曖昧な表現は避け、簡潔かつ丁寧に伝えることが大切です。
    「お忙しいところ、まことに申し訳ありませんが~」といった前置きを使うと良いでしょう。
    アプローチの際には、相手が「自分のペースで対応できる」と感じられる内容であることを常に意識しましょう。

   

相手とスムーズに会うための具体的なアポの取り方

アポを取るには、相手の行動に合わせることが基本です。
この方法は、相手が通常行うであろうメールやメッセージの確認という行動に期待するものです。
消極的な方法のように思えるかもしれませんが、相手に割り込む行為ではなく自然なアプローチであるため、相手に負担をかけません。

メールで事前に相談する

アポを取る際は、100%相手の都合に合わせる姿勢が不可欠です。
こちらから具体的な提案を押し付けるのではなく、まずは相手が「その話を聞きたい」と思うかどうかを確かめるメールを送ることから始めます。

そのためには、タイトルと内容の冒頭で読むべき内容かどうかが瞬時に分かるようにすることです。
また、タイトルが十分に目を引く工夫も必要です。

さらに、「相手がメッセージを確認するであろうタイミング」を見極めることです(例:週始めの午前中にメールを出すなど)。

タイトル

「(話題のテーマ)に関するご提案|お時間を割いていただく価値がありましたら内容をご確認ください」

このように、読み手が「このメールの内容は自分に価値がある」と判断できる内容を意識しましょう。
また、相手に手間を感じさせないよう、タイトルだけで本文を読むかやめるか判断できるようにすることが大切です。本文も冒頭で内容が簡潔に伝わるよう工夫します。

「(テーマ名)についてのご提案|〇〇にお役立ていただけるかもしれません」

読む価値があると思ってもらうためには、具体性や相手にとってのメリットを含める必要もあります。

   

本文内容

メッセージは簡潔で、相手に負担をかけないよう配慮する必要があります。
特に、相手の時間を奪わない工夫として、内容をシンプルに伝えることを心がけましょう。

構成例

  1. 自己紹介(簡潔に)
  2. 要件(数行で完結させるなど、短い文章を心掛ける)
  3. 資料や詳細は別途リンクやファイルで補足

また、メールの最後に「ご関心がございましたらご返信ください。特に不要の場合はご対応不要です」といった表現を入れることで、返信のプレッシャーを軽減できます。

メッセージを残す

仲介者にメッセージを残すという、古典的な営業方法も効果的です。
例えば、インフォメーションセンターや秘書に対して、目的と伝える内容を明確にしたメッセージを伝え、それが上の担当者に伝わることを期待する方法です。
地味な作業のように思えるかもしれませんが、相手にとってプレッシャーのない手法であるため、有効な場合があります。

他にも、お歳暮を贈るといった定番な方法や、丁寧な手紙を試みるなど、相手にとって負担を感じさせない自然なメッセージの送り方があります。
このような相手に配慮したさりげない方法で接触を心がけましょう。

NGごと

アポを取るような場合で以下のようなNGには注意することです。

以下は一例です。

  • 突然電話をかける:事前連絡なしに電話をかけると、相手にプレッシャーを与えやすく、負担となります。
    やはり、メールやメッセージでという形が自然です。
  • 目的を明確に伝えない:理由が曖昧な依頼は、相手に不信感を与えます。
    アポに曖昧さは許されません。
  • 相手の都合を無視する:自己都合ばかりを優先してしまうと、相手の印象を悪くする原因になります。
    アポを取ることは100%自分の都合なので、相手を中心に考える。
  • タイミングを見計らう:朝の忙しい時間や深夜などを避け、相手が比較的余裕を持ちやすい時間帯を狙うと考えてしまいますが、なぜ会える前提なのか?相手のことを考えたほうがよいです。
  • 日程を提案する:相手に選択肢を与えるような、「A日、B日、C日のいずれかはいかがでしょうか?」と提案することも逆効果的です。
    これも、なぜ会える前提なのか?相手のことを考えたほうがよいです。

  

相手を思いやるアポで良好な関係を築こう

  • アポを取った後は、まず目的を再確認し、必要な情報や資料を整理して準備します。
  • 当日は時間厳守で臨み、簡単な挨拶や軽い話題でリラックスした雰囲気を作りつつ、要点を簡潔に伝えることを心がけます。
  • アポ後は、感謝のメッセージを送ることで好印象を残し、議事録や次の行動を整理し、必要に応じて相手と共有します。
  • その後、話し合った内容が進んでいる場合は、その状況を簡単に伝えるなど、適切に連絡を続けて相手との信頼を深めましょう。

   

アポが信頼関係を深めるカギになる理由

アポを取ることは相手が人なだけに大変なことです。
適切なアポを取ることは、単に会うだけでなく、相手との信頼関係を築く上でも重要です。

スムーズなやり取りや相手を尊重したアプローチは、「この人となら気持ちよく付き合える」という安心感を与えるのです。

まとめ

アポイントメントは、ただの「予定」ではなく、相手のライフスタイルに配慮し、信頼を築くための重要な手段です。適切な方法でアポを取ることで、相手との関係をより良いものにすることができます。

ポイントは、相手の時間や立場を尊重し、丁寧かつ簡潔にコミュニケーションを取ることです。

しかし、メールやメッセージは、受信者が忙しい場合や興味がない場合に読まれません。
または確認すらされずに終わる可能性もあります。

そのため、複数のアプローチ方法を考え組み合わせることや、「他の方との接触を試みる」という決断も必要です。

ぜひ、本記事でご紹介した方法を参考に、よりスムーズなアポの取り方を実践してみてください。

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